Salesforce-Lizenzkosten senken: Prüfen Sie die Drift, nicht den Vertrag

Kurze Antwort: Zu hohe Salesforce-Kosten entstehen selten durch eine schlechte Verhandlung. Sie entstehen durch Drift: Menschen, die gegangen sind, Lizenzen, die nicht mehr zu der tatsächlichen Arbeit passen, Add-ons aus einem längst beendeten Projekt und Daten, die niemand gelöscht hat. Ein ehrlicher Audit von Aktivität, Lizenzmix, Feature-Lizenzen, Add-ons und Speicher findet in der Regel mehr Geld als das Verlängerungsgespräch.

Warum zahlen die meisten Orgs zu viel für Salesforce?

Weil sich die Org jede Woche ändert und der Vertrag einmal im Jahr. Jeder Austritt, jeder Rollenwechsel, jedes abgesagte Projekt und jede aufgegebene Integration hinterlässt etwas Bezahltes, und das Aufräumen ist niemandes Aufgabe. Zylos SaaS Management Index 2026 beziffert die durchschnittliche Lizenznutzung auf 54% und 19,8 Mio. $ verschwendete Ausgaben pro Organisation und Jahr über den gesamten SaaS-Bestand (Zylo).

Drift summiert sich außerdem. Salesforce kündigte zum 1. August 2025 eine durchschnittliche Listenpreiserhöhung von 6% für die Enterprise- und Unlimited-Editionen von Sales Cloud, Service Cloud, Field Service und ausgewählten Industry Clouds an, ohne Änderung für Foundations, Starter und Pro (Salesforce). Jeder ungenutzte Platz wird also etwas teurer im Nichtstun.

Wo fließt das Geld tatsächlich ab?

Inaktive und ausgeschiedene Nutzer

Beginnen Sie beim letzten Login. Wer seit 90 Tagen nicht angemeldet war, ist weg, auf der falschen Lizenz oder wurde nie richtig eingeführt. Ein Detail ist hier entscheidend: Einen Nutzer einzufrieren sperrt den Login, verbraucht die Lizenz aber weiter. Nur das Deaktivieren gibt sie frei.

Ein nie überprüfter Lizenzmix

Die meisten Orgs kaufen zum Start eine Edition für alle und schauen nie wieder hin. Drei Jahre später sitzen Lagerpersonal, Freigeber aus der Buchhaltung und mitlesende Führungskräfte auf demselben vollen CRM-Platz wie der Vertrieb.

Feature- und Permission-Set-Lizenzen

Manche sind kostenlos, manche kostenpflichtig, und die kostenpflichtigen werden bei einem Rollout meist im Block vergeben und danach nie wieder geprüft. Ziehen Sie die Zuweisungszahlen und stellen Sie sie der tatsächlichen Nutzung im Quartal gegenüber.

Add-ons, die ihr Projekt überlebt haben

Managed Packages, Branchen-Add-ons und AppExchange-Abos, die für eine bestimmte Initiative gekauft wurden. Kann niemand den Geschäftsprozess benennen, dem ein Add-on heute dient, ist es ein Kandidat zum Streichen.

Speicher und Datenvolumen

Datei- und Datenspeicher wächst leise: alte Anhänge, verwaiste Datensätze, ein Papierkorb, den niemand leert, und Integrationsprotokolle in einem Custom Object ohne Aufbewahrungsregel. Datenvolumen ist eine echte Kostenposition, kein Rundungsfehler.

Integrationsnutzer und Sandboxes

Integrationskonten liegen oft auf einer vollen CRM-Lizenz, schlicht weil das am betreffenden Tag verfügbar war. Prüfen Sie, was Ihre Edition abdeckt, bevor Sie die nächste verlängern. Dasselbe gilt für Sandboxes, die für eine Migration entstanden und nie aufgefrischt oder entfernt wurden.

Wie führt man einen Lizenz-Audit in einer Woche durch?

1. Exportieren Sie jeden Nutzer mit letztem Login, Lizenztyp, Profil und Rolle. Markieren Sie alle ohne Login in 90 Tagen.
2. Teilen Sie die Liste in Ausgeschiedene und Gelegenheitsnutzer. Ausgeschiedene werden deaktiviert, damit die Lizenz zurück in den Pool geht.
3. Ordnen Sie die verbleibenden Nutzer dem zu, was sie wirklich öffnen. Objektnutzung sagt mehr als eine Stellenbezeichnung.
4. Listen Sie jedes kostenpflichtige Add-on mit einem namentlichen Verantwortlichen. Kein Verantwortlicher, kein Prozess, keine Verlängerung.
5. Vergleichen Sie den Speicherverbrauch mit Ihrem Kontingent und finden Sie die größten Verbraucher.
6. Summieren Sie die Befunde und nehmen Sie sie in die Verlängerung mit, nicht danach. Zahlen wirken nur, wenn sie vor dem Gespräch existieren.

Wann lohnt der Wechsel auf einen günstigeren Lizenztyp?

Wenn die Person wirklich in Custom Objects arbeitet und nicht im Standard-CRM. Platform-Lizenzen behalten Accounts, Kontakte, Custom Objects, Berichte und Dashboards, geben aber keinen Zugriff auf Leads, Opportunities, Cases oder Kampagnen, und Entitlements, Orders und Price Books fallen ebenfalls weg. Das Rechenbeispiel von Salesforce Ben setzt einen Platform-Platz mit 25 $ pro Nutzer und Monat an, gegenüber 165 $ für Enterprise (Salesforce Ben).

Die Disziplin ist einfach: Bevor Sie jemanden umstellen, listen Sie die Objekte und Funktionen auf, die diese Person ein volles Quartal lang berührt hat. Eine Umstellung, die eine Lizenzgebühr spart und danach die Case-Warteschlange eines Service-Mitarbeiters zerlegt, kostet mehr, als sie eingebracht hat.

Woran sollte man nicht sparen?

• An der Sandbox, über die Sie tatsächlich deployen. Diese Position zu streichen heißt, in der Produktion zu testen.
• An Backup und Wiederherstellung. Die günstigste Org ist die, die sich nicht zurückholen lässt.
• An Audit- und Sicherheitsfunktionen, auf denen eine Compliance-Pflicht ruht.
• An der Admin-Kapazität, die den Audit durchführt. Streichen Sie die, stehen Sie in achtzehn Monaten wieder hier.

Wie hält man die Drift draußen?

• Deaktivierung gehört in die Offboarding-Checkliste, nicht in jemandes Gedächtnis.
• Jedes kostenpflichtige Add-on bekommt einen Verantwortlichen und ein Prüfdatum.
• Den Aktivitätsexport quartalsweise wiederholen. Sobald die Abfrage steht, ist das eine Stunde.
• An jedes Objekt, in das eine Integration schreibt, eine Aufbewahrungsregel hängen.

Bei Tekunda machen wir diesen Durchgang, bevor wir in einer Kunden-Org etwas Neues entwerfen, aus einem schlichten Grund: Eine kleinere, sauberere Org ist günstiger im Betrieb und schneller zu ändern.

FAQ

Gibt das Deaktivieren eines Nutzers die Lizenz frei?

Ja. Deaktivieren gibt die Lizenz zur Neuvergabe frei. Einfrieren sperrt nur den Login und verbraucht die Lizenz weiter, weshalb eingefrorene Nutzer ein häufiger versteckter Kostenposten sind.

Können wir die Lizenzanzahl mitten im Vertrag senken?

Meist nicht. Die meisten Abonnements sind für die Laufzeit gebunden, der praktische Schritt ist also, freigewordene Lizenzen neu zu vergeben statt nachzukaufen, und zur Verlängerung passend zu dimensionieren.

Wie viel bringt ein Lizenz-Audit realistisch?

Das hängt davon ab, wie lange die Org unbeaufsichtigt lief. Bei einer durchschnittlichen Nutzung von 54% über SaaS-Bestände sollte eine nie geprüfte Org ungenutzte Plätze, nicht zugewiesene Add-ons und bezahlten Speicher erwarten.

Ist eine Platform-Lizenz immer die günstigere Wahl?

Nur wenn die Person die Standard-CRM-Objekte nicht braucht. Prüfen Sie die reale Objektnutzung über ein Quartal, denn genau die von Platform ausgeschlossenen Objekte sind jene, in denen Vertrieb und Service arbeiten.

Wann sollten wir mit der Verlängerung beginnen?

Früh genug, dass die Nutzungsdaten beim Gesprächsbeginn schon vorliegen, und früh genug, um zu deaktivieren und neu zu vergeben statt das Angebot einfach anzunehmen.