Réduire les coûts de licences Salesforce : auditez la dérive, pas le contrat

Réponse courte : la sur-dépense Salesforce vient rarement d'une mauvaise négociation. Elle vient de la dérive : des gens partis, des licences qui ne correspondent plus à ce que fait qui que ce soit, des modules achetés pour un projet terminé, et des données que personne n'a supprimées. Un audit honnête de l'activité, du mix de licences, des licences de fonctionnalité, des modules et du stockage rapporte en général plus que la négociation de renouvellement.

Pourquoi la plupart des orgs paient-elles trop cher ?

Parce que l'org change chaque semaine et le contrat une fois par an. Chaque départ, changement de poste, projet annulé ou intégration abandonnée laisse derrière lui un objet payant, et le retirer n'est le travail de personne. Le SaaS Management Index 2026 de Zylo situe l'utilisation moyenne des licences à 54%, pour 19,8 M$ de dépenses gaspillées par organisation et par an sur l'ensemble du parc SaaS (Zylo).

La dérive se cumule. Salesforce a annoncé une hausse moyenne de 6% des prix catalogue au 1er août 2025 sur les éditions Enterprise et Unlimited de Sales Cloud, Service Cloud, Field Service et certains Industry Clouds, sans changement pour Foundations, Starter et Pro (Salesforce). Chaque siège inutilisé coûte donc un peu plus cher à ne pas utiliser.

Où l'argent fuit-il vraiment ?

Utilisateurs inactifs et partis

Commencez par la dernière connexion. Toute personne sans connexion depuis 90 jours est partie, mal licenciée, ou n'a jamais été réellement embarquée. Un détail compte ici : geler un utilisateur bloque la connexion mais continue de consommer la licence. Seule la désactivation la libère.

Un mix de licences jamais revu

La plupart des orgs achètent une édition unique au démarrage et n'y reviennent jamais. Trois ans plus tard, les équipes logistiques, les valideurs financiers et les managers en lecture seule sont sur le même siège CRM complet que les commerciaux.

Licences de fonctionnalité et permission set licenses

Certaines sont gratuites, d'autres payantes, et les payantes sont souvent attribuées en masse pendant un déploiement puis jamais réexaminées. Sortez les compteurs d'attribution et confrontez-les à l'usage réel du trimestre.

Des modules qui ont survécu à leur projet

Packages managés, modules sectoriels et abonnements AppExchange achetés pour une initiative précise. Si personne ne sait nommer le processus métier qu'un module sert aujourd'hui, il est candidat au retrait.

Stockage et volume de données

Le stockage de fichiers et de données grossit sans bruit : anciennes pièces jointes, enregistrements orphelins, corbeille que personne ne vide, journaux d'intégration écrits dans un objet personnalisé sans règle de rétention. Le volume de données est une vraie ligne de coût, pas un arrondi.

Utilisateurs d'intégration et sandboxes

Les comptes d'intégration occupent souvent une licence CRM complète, simplement parce que c'est ce qui était disponible ce jour-là. Vérifiez ce que votre édition inclut avant d'en renouveler une autre. Même chose pour les sandboxes créées pour une migration et jamais rafraîchies ni supprimées.

Comment mener un audit de licences en une semaine ?

1. Exportez chaque utilisateur avec dernière connexion, type de licence, profil et rôle. Signalez toute absence de connexion depuis 90 jours.
2. Séparez les partis des utilisateurs occasionnels. Les partis sont désactivés, ce qui rend la licence au pool.
3. Reliez les utilisateurs restants à ce qu'ils ouvrent réellement. L'usage des objets en dit plus qu'un intitulé de poste.
4. Listez chaque module payant avec un propriétaire nommé. Pas de propriétaire, pas de processus, pas de renouvellement.
5. Comparez la consommation de stockage à votre entitlement et identifiez les plus gros consommateurs.
6. Totalisez les constats et emportez-les dans le renouvellement, pas après. Les chiffres ne pèsent que s'ils existent avant la discussion.

Quand passer à un type de licence moins cher ?

Quand l'utilisateur vit réellement dans les objets personnalisés et non dans le CRM standard. Les licences Platform conservent Comptes, Contacts, objets personnalisés, rapports et tableaux de bord, mais elles ne donnent pas accès aux Leads, Opportunités, Cases ou Campagnes, et Entitlements, Orders et Price Books en sont également exclus. L'exemple chiffré de Salesforce Ben place un siège Platform à 25 $ par utilisateur et par mois contre 165 $ pour Enterprise (Salesforce Ben).

La discipline est simple : avant de déplacer quiconque, listez les objets et fonctionnalités qu'il a touchés sur un trimestre entier. Une migration qui économise une licence puis casse la file de cases d'un agent de service coûte plus qu'elle n'a rapporté.

Que ne faut-il surtout pas couper ?

• La sandbox par laquelle vous déployez réellement. La supprimer revient à tester en production.
• La sauvegarde et la restauration. L'org la moins chère est celle qu'on ne peut pas restaurer.
• Les capacités d'audit et de sécurité sur lesquelles repose une obligation de conformité.
• La capacité d'administration qui mène l'audit. Coupez-la et vous serez de retour ici dans dix-huit mois.

Comment empêcher la dérive de revenir ?

• Mettez la désactivation dans la checklist de départ, pas dans la mémoire de quelqu'un.
• Donnez à chaque module payant un propriétaire et une date de revue.
• Relancez l'export d'activité chaque trimestre. Une heure, une fois la requête écrite.
• Attachez une règle de rétention à tout objet dans lequel une intégration écrit.

Chez Tekunda, nous faisons cette passe avant de concevoir quoi que ce soit de nouveau sur l'org d'un client, pour une raison simple : une org plus petite et plus propre coûte moins cher à exploiter et se modifie plus vite.

FAQ

Désactiver un utilisateur libère-t-il la licence ?

Oui. La désactivation rend la licence réattribuable. Le gel bloque seulement la connexion et continue de consommer la licence, ce qui fait des utilisateurs gelés un coût caché fréquent.

Peut-on réduire le nombre de licences en cours de contrat ?

En général non. La plupart des abonnements sont engagés sur la durée : la manœuvre pratique est de réattribuer les licences libérées plutôt que d'en acheter, et d'ajuster au renouvellement.

Combien un audit de licences peut-il réellement récupérer ?

Cela dépend du temps pendant lequel l'org a tourné sans surveillance. Avec une utilisation moyenne de 54% sur les parcs SaaS, une org jamais auditée doit s'attendre à trouver des sièges inutilisés, des modules non attribués et du stockage payé pour rien.

Une licence Platform est-elle toujours moins chère ?

Seulement si l'utilisateur n'a pas besoin des objets CRM standard. Vérifiez l'usage réel des objets sur un trimestre, car les objets exclus par Platform sont précisément ceux où vivent les équipes commerciales et de service.

Quand faut-il commencer à préparer le renouvellement ?

Assez tôt pour que les données d'usage existent déjà quand la discussion s'ouvre, et assez tôt pour désactiver et réattribuer au lieu d'accepter le devis tel quel.